Souvent taboue, la réunionnite (Manie de faire des réunions.) est pourtant une des raisons qui explique des retards et pertes de productivité.
Pourtant ceci peut être évité dès lors que l'on se pose les bonnes questions.

S'il s'agit d'une réunion informelle (présentation de la stratégie du service, de l'entreprise, d'un nouveau partenaire ...), celle-ci doit être planifiée et à une fréquence relativement faible. Cet article n'a pas pour but de parler de ce type de réunion.

Que faire en tant qu'organisateur de la réunion ?

Avant même de planifier une réunion répondez aux questions ci-après.

Si vous n'êtes pas capable de répondre, ne planifiez pas la réunion, reposez-vous la question de sa nécessité.

• Quel est l'objectif de la réunion ? Quel but souhaitons-nous atteindre ?
• Posez-vous la question du POURQUOI, l'objectif doit être très clair dès le départ pour éviter toute dérive/digression lors du meeting. N'hésitez pas à exposer le contexte précis si cela s'avère nécessaire
• Quelles sont les personnes absolument nécessaires dans cette réunion ?

• Les personnes nécessaires sont généralement :
  • les "experts" (les sachants)
  • et/ou les décisionnaires
• Ne prévoyez pas d'inviter trop de monde. (Limitez le nombre de sachant et experts, et/ou décisionnaires)

Plus il y aura de monde, plus les échanges seront complexes et moins vous trouverez une issue dans le laps de temps imparti.

Lorsque vous invitez 5 personnes, imaginez qu'elles coûtent chacune x€ / jours soit x€ / heures ➤ ont-elles vraiment besoin d'être présente ?

• Quel est l'output de la réunion ?
  • Une décision ?
  • Un plan d'action qui répond aux questions QUI ? QUOI ? POUR QUAND ?
• Quelle durée planifie-vous ? Le top du top c'est d'avoir des réunions courtes (<45 minutes) :
  • évite la lassitude des participants,
  • permets de se concentrer sur le sujet sans trop de digressions

▶️ À ce stade, vous êtes en mesure d'envoyer votre réunion aux participants.

🧐Astuce :

• Ne planifiez pas de réunion en toute fin de journée ou de semaine. Elle ne sera généralement que peu efficace, préférez en matinée
• Ne planifiez pas vos réunions du jour au lendemain (les invités ont probablement déjà organisé leurs semaines de travail)

À la réception de la réunion, les participants doivent être en mesure de retrouver les informations suivantes dans le contenu de l'invitation :

• Titre de la réunion
• Objectifs avec output attendu à l'issue de la réunion
• Contexte qui engendre la réunion
• Durée

Que faire en tant qu'invité à une réunion ?

La première chose à faire, c'est de simplement lire l'invitation :

• Quel est l'objectif de la réunion ?
• Puis-je apporter quelque chose ?
• Ai-je des connaissances qui permettraient d'accélérer la prise de décision, ou le plan d'action à mettre en place ?
• Puis-je apprendre quelque chose ?

En fonction des réponses que vous apporterez à ces questions, vous pourriez ne pas participer à la réunion et rester focus sur votre travail en cours.

Déroulé de la réunion

En tant qu'organisateur

• Rappelez l'objectif du meeting en indiquant la raison pour laquelle les participants sont là
• Précisez quel est l'output attendu du meeting. (une prise de décision ou un plan d'action à court terme)
• Rappelez la durée maximale prévue pour la réunion (et assurez-vous de ne pas dépasser cette durée)

Pendant la réunion

• Le cadre doit toujours être bienveillant sans hésiter à le rétablir si nécessaire
• Assurez-vous que tout le monde puisse s'exprimer
• Un participant peut également estimer qu'il n'est plus utile. Dans ce cas-là il peut demander à quitter la réunion si cela n'a aucun impact sur l'issue de celle-ci.

En fin de réunion

La fin de réunion ne peut avoir lieu que lorsque :

• La décision qui était attendue est prise ET/OU
• Le plan d'action court terme est défini
• Pour chaque tâche du plan d'action on doit avoir :
  • QUI : un responsable qui s'assure que la tâche sera réalisée
  • QUAND : une date à laquelle cette tâche sera réalisée (pas trop loin dans le futur afin de rectifier / améliorer si pas ou peu probant)
  • QUOI : le descriptif de la tâche à réaliser
• Un petit compte-rendu formel (email) peut ensuite être transmis. Il ne doit faire que quelques lignes :
  • rappel des attentes du meeting
  • Décisions prises et/ou plan d'action détaillé

🧐 Rappelez-vous : en fin de réunion, vous devez tous ressortir avec quelque chose de concret que ce soit une décision ou un plan d'action. Ceci marque que votre réunion a été productive et à permis de débloquer une situation grâce à une prise de décision ou un plan d'action concret.

Voici les principes de base qui éviteront d'organiser ou participer à des réunions dénouées d'intérêts.

Faites toujours en sorte que vos réunions aient du sens ! Que l'objectif soit connu de tous et respectez vos durées. Cela sera bénéfique pour tout le monde et vous constaterez que vos participants seront de plus en plus actifs si vous respectez ces consignes.

Cet article, sans en parler fait appel à des principes Agiles. S'il s'agit d'un monde nouveau pour vous, mon conseil est que vous commencez par toujours donner du sens au travail en collaborant avec les autres, soyez à l'écoute et lancez des actions qui permettent de faire avancer l'entreprise.

Ceci signe la fin de l'article, n'hésitez pas à partager, me faire part de vos commentaires, ou tout simplement me mettre un petit like 👍🏻...